Systém Revis - automatizovaná registratúra

Galeus Revis je informačný systém pre automatizovanú správu registratúry.

Systém Revis Vám uľahčí:

plniť povinnosti vyžadované platnou legislatívou,
získať prehľad o písomnostiach v organizácii.

Systém Revis je vytvorený v súlade so zákonom NR SR č. 395/2002 Z.z., vyhláškou MV SR č. 628/2002 Z.z. a súvisiacimi predpismi. Spĺňa všetky kritériá súčasnej praxe vecného riešenia automatizovaných systémov pre správu registratúry, čoho dôkazom je jeho kladné posúdenie - certifikát - zo strany Ministerstva vnútra SR.

Vlastnosti

Systém Revis umožňuje automatizovať evidovanie, manipuláciu a ukladanie registratúrnych záznamov, a tým výrazne uľahčiť plnenie zákonných povinností pri správe registratúry.

Umožňuje získať prehľad o dokumentoch vo firme, vrátane prehľadu o doručenej a odoslanej pošte, stave vybavenia jednotlivých spisov, kontrole plnenia termínov a zodpovednosti pracovníkov za vybavenie. Eviduje záznamy od ich vzniku až po vyradenie do trvalej archívnej starostlivosti.

Používateľom systému je každý zamestnanec organizácie, ktorý pracuje s dokumentami. Používatelia plnia rôzne úlohy (evidencia pošty, prideľovanie dokumentov na vybavenie, vybavovanie spisov, kontrola stavu vybavenia, uzavretie spisov, ... ). Tieto úlohy sú závislé od ich pozície v organizačnej štruktúre.

Na základe zaradenia v organizačnej štruktúre a pridelenia právomocí prináležiacich k danej pozícii, môžu byť úlohy pre jednotlivých pracovníkov rozdelené napr. takto:

Pracovník podateľne:

eviduje došlú poštu a prideľuje ju jednotlivým útvarom,
eviduje odoslanú poštu.

Vedúci útvaru:

prideľuje jednotlivé dokumenty referentom na vybavenie,
kontroluje stav vybavenia, dodržiavanie termínov,
uzatvára vyriešené spisy.

Referent:

vybavuje pridelené spisy /dokumenty,
podľa potreby žiada o vyjadrenie rôzne útvary a externé organizácie.

Systém jednotlivým používateľom umožňuje nielen zaevidovať čo urobili, ale zároveň im aj poskytuje prehľad, čo je nutné urobiť a aký je stav vybavenia.

Funkcionalita

Systém umožňuje:

viesť evidenciu došlej pošty,
viesť evidenciu odoslanej pošty,
viesť evidenciu dokumentov vzniknutých v rámci činnosti firmy (napr. rôzne výkazy),
zjednodušiť prideľovanie doručenej pošty útvarom, resp. jednotlivým pracovníkom,
evidovať stav a priebeh vybavenia jednotlivých dokumentov/spisov a kolobeh dokumentov v rámci firmy,
získať prehľad o aktuálnom stave vybavenia spisu (čo je/nie je vyriešené, kto/čo rieši, kedy bola urobená zmena, dodržiavanie termínov),
automaticky priraďovať evidenčné čísla jednotlivým dokumentom,
viesť registratúrny denník a denník spisov,
evidovať zaradenie jednotlivých dokumentov do spisov,
archivovať elektronické dokumenty (vrátane emailov) a vyhľadávať tieto dokumenty podľa ich obsahu (fulltextové vyhľadávanie),
automatizovane vyraďovať uzavreté spisy (v rámci predarchívnej starostlivosti),
viesť evidenciu výpožičiek,
vyhľadať spisy a jednotlivé dokumenty (v riešení aj uzatvorené) podľa rôznych kritérií,
tlačiť výkazy vyžadované legislatívou a potrebami organizácie,
viesť adresár a evidovať organizačnú štruktúru organizáce.

Technické vlastnosti

Systém je postavený na webovských technológiách, čo v praxi znamená, že celá aplikácia je na serveri. Používatelia na klientských staniciach s aplikáciou pracujú prostredníctvom svojho www-prehliadača (napr. Internet Explorer), a preto nie je potrebné inštalovať na týchto staniciach žiadny špecializovaný klientský softvér.

Systém (server) je postavený na OS Linux (Unix). Počíta sa aj s podporou OS MS Windows.